Privacyverklaring

1. Twee soorten gegevens

Profera verwerkt twee duidelijk gescheiden soorten gegevens:

• Gegevens van gebruikers — de medewerkers van een bureau die met Profera werken. Hiervoor zijn wij verwerkingsverantwoordelijke.
• Gegevens van kandidaten — de gegevens uit cv’s en uitvragen die een bureau door Profera haalt. Hiervoor is het bureau verwerkingsverantwoordelijke; wij zijn verwerker en handelen uitsluitend in opdracht van dat bureau. Hierop is een verwerkersovereenkomst van toepassing.

2. Gegevens van gebruikers

Wat we verwerken

• E-mailadres, voor toegang en inloggen
• Rol binnen het bureau (consultant of beheerder) en het bureau waartoe je behoort
• Gebruiksgegevens: tijdstip en duur van een analyse, de uitkomst van de indieningsbeslissing, en technische foutmeldingen

Waarom

Om toegang te verlenen en te beveiligen (uitvoering van de overeenkomst), en om de dienst te laten werken, storingen op te sporen en de kwaliteit te bewaken (gerechtvaardigd belang).

Hoe lang

Zolang je account actief is. Na beëindiging van de overeenkomst verwijderen we accountgegevens binnen 3 maanden. Gebruiksgegevens bevatten geen kandidaatgegevens en worden 12 maanden bewaard.

Inloggen

Profera werkt zonder wachtwoord: je ontvangt een eenmalige code per e-mail. Toegang is uitsluitend mogelijk op uitnodiging van een beheerder van je bureau.

3. Gegevens van kandidaten

Wanneer een bureau een cv en een uitvraag aanbiedt, worden die documenten gelezen, geanalyseerd en gebruikt om een aanbieding te genereren. Daarna worden ze niet opgeslagen. De verwerking is vluchtig: het resultaat gaat terug naar het bureau, de brongegevens blijven niet achter. Wij bouwen dus geen kandidatendatabase en leggen geen kandidaatprofielen aan.

Als een bureau wél wil bewaren

Op uitdrukkelijk verzoek van een bureau kan opslag van kandidaatgegevens worden ingeschakeld, zodat kandidaten vaker kunnen worden voorgedragen. In dat geval geldt:

• opslag is strikt afgeschermd per bureau; andere bureaus hebben geen toegang;
• het bureau bepaalt de bewaartermijn;
• het bureau kan gegevens op elk moment laten verwijderen.

Privacy-check

Profera signaleert gevoelige gegevens in een aangeleverd cv, zoals geboortedatum of burgerlijke staat, en houdt deze uit het geoptimaliseerde cv.

Rechten van kandidaten

Omdat het bureau verwerkingsverantwoordelijke is, richt een kandidaat een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering aan het bureau. Wij ondersteunen het bureau daarbij.

4. Verwerkers en doorgifte

Om de dienst te leveren maken wij gebruik van:

Met deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten. Voor doorgifte buiten de EU gelden standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Aangeboden documenten worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen.

5. Beveiliging

• Alle verbindingen zijn versleuteld (TLS).
• Toegang is uitsluitend mogelijk na uitnodiging en verificatie via een eenmalige code.
• Gegevens zijn op databaseniveau afgeschermd per bureau; toegang tot gegevens van een ander bureau is technisch niet mogelijk.
• Beheerrechten gelden alleen binnen het eigen bureau.

6. Cookies

Profera gebruikt uitsluitend functionele cookies die nodig zijn om ingelogd te blijven. Wij gebruiken geen tracking- of advertentiecookies en geen analytics van derden.

7. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van je gegevens, en je kunt bezwaar maken tegen verwerking. Stuur een verzoek naar info@profera.org; we reageren binnen een maand.

Ben je het oneens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op profera.org. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij gebruikers per e-mail.